就活の折り返し電話で気を付けるポイント｜好印象を与えるコツ

就職活動において、企業からの連絡に対する「折り返し電話」は、重要なコミュニケーションの一環です。
折り返し電話の対応によって、企業側に与える印象が大きく変わることもあります。

この記事では、就活生が注意すべき折り返し電話のポイントと、好印象を与えるためのコツについて解説します。

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就活での折り返し電話の重要性

就職活動中、企業からの電話に出られなかった場合、速やかに折り返し電話をすることが求められます。

これは、就活生としての礼儀だけでなく、企業側の印象を左右する大きな要素です。
迅速な対応は「積極性」や「コミュニケーション能力」のアピールにもつながります。

折り返し電話のタイミングとは

折り返し電話のタイミングは、なるべく早めが基本です。

特に平日の営業時間内（9時〜18時）に電話をかけ直すことが望ましいでしょう。
企業の担当者が在席している時間帯に連絡することで、スムーズな対応が期待できます。

特に注意すべき時間帯

折り返し電話をする際には、相手の迷惑にならない時間帯を選ぶことも重要です。

早朝や夜遅くの電話は避けるべきです。
また、昼休み（12時〜13時）など忙しい時間帯も避けると良いでしょう。

企業側に与える影響

迅速かつ適切な時間に折り返し電話をすることで、企業側に対する好印象を与えることができます。
逆に、タイミングが悪い場合や対応が遅い場合、ネガティブな印象を持たれる可能性があるため注意が必要です。

折り返し電話の基本マナー

折り返し電話には、いくつかの基本マナーがあります。

これを守ることで、就活生としての信頼性を高め、好印象を与えることができます。

丁寧な挨拶とお礼の仕方

電話をかけた際の第一声は、明るく丁寧な挨拶が基本です。

自己紹介をした後、電話に出られなかったことについて簡単に謝罪し、連絡をもらったことに対して感謝の言葉を伝えましょう。

敬語や言葉遣いの重要性

折り返し電話の際には、敬語を正しく使い、適切な言葉遣いを心がけることが大切です。

特に、企業の担当者への丁寧な言葉遣いは、相手に対する敬意を示す重要な要素となります。

相手への配慮を忘れずに

電話中は、相手の話をしっかりと聞き、適切なタイミングで相槌を打つなど、相手の気持ちに寄り添った対応を心がけましょう。

特に、相手の言葉を中断せず、最後まで聞く姿勢が大切です。

事前準備のポイント

折り返し電話をする前には、事前に準備をしておくことが成功のカギとなります。

メモの用意と内容確認

電話をかける前に、手元にメモを用意し、必要な情報を書き出しておくと良いでしょう。

これは、電話中に混乱することを防ぎ、スムーズな対応につながります。

面接や応募の要件把握

電話での会話の中で、面接の日程や企業の要件について尋ねられることがあります。

そのため、自分が応募した企業やポジションの詳細をあらかじめ把握しておくことが重要です。

状況に応じた応答の準備

状況に応じた応答を準備しておくと、焦らずにスムーズに対応できます。

例えば、面接の日程が合わない場合の代替案を考えておくなど、事前にシミュレーションをしておくと安心です。

電話での会話の流れ

電話での会話の流れをあらかじめ想定しておくと、緊張せずに対応できます。

最初の挨拶と自己紹介

電話をかけたら、まずは丁寧に挨拶をし、自己紹介を行いましょう。
「お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。」といった形式が一般的です。

用件の確認と復唱

相手が用件を伝えたら、しっかりと聞き取り、要点を復唱して確認することが重要です。
「〇〇の件についてお話しくださり、ありがとうございます。確認させていただきます。」といった形で相手に安心感を与えましょう。

電話を切る際の注意点

電話を切る際には、最後に再度感謝の意を伝え、「失礼いたします。」と丁寧に終えることで、礼儀正しい印象を残します。

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折り返し電話の例文集

折り返し電話の際に使える具体的な例文をいくつか紹介します。

「折り返し電話」の具体例

「お忙しいところ失礼いたします。先ほどお電話をいただきました〇〇大学の〇〇と申します。折り返しのご連絡をさせていただきました。」

不在着信への返答例

「先ほどお電話をいただき、ありがとうございました。申し訳ございませんが、不在にしておりました。折り返しご連絡させていただきました。」

面接日程確認の際の台詞

「面接の日程についてのご連絡をいただき、ありがとうございます。〇〇日の午後でよろしいでしょうか。確認させていただきたいと思います。」

留守電に残すメッセージ

折り返し電話が相手に繋がらなかった場合、留守電にメッセージを残すことが重要です。

基本的なメッセージの構成

「お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。先ほどお電話をいただきましたので、折り返しご連絡させていただきました。お手数ですが、ご都合の良い時にご連絡をお願いいたします。」

企業に合わせた内容

企業や業種によっては、よりフォーマルな言葉遣いが求められる場合があります。

そのため、企業に合わせたメッセージの内容を調整することも考慮しましょう。

失礼にならない表現方法

留守電に残すメッセージでも、相手に対する敬意を忘れず、失礼のない表現を心がけましょう。

焦らず、ゆっくりと話すことも重要です。

電話が繋がらない場合の対処法

就職活動中に企業に電話をかけても繋がらない場合があります。
そのような場合の対処法を理解しておくことで、冷静に対応することができます。

何度もかけ直すべきか

企業に電話をかけても繋がらなかった場合、すぐに何度もかけ直すのは避けましょう。

頻繁に電話をかけ直すことは、相手にしつこい印象を与え、マイナス評価につながる可能性があります。
まずは、少し時間をおいてから再度電話を試みるのが良いでしょう。

具体的には、1〜2時間後や翌日の同じ時間帯にかけ直すことを検討してみてください。
これにより、相手が忙しい時間帯を避け、電話に出られる可能性を高めることができます。

留守番電話へのお願い

留守番電話に切り替わった場合は、相手がメッセージを確認できるよう、丁寧にメッセージを残しましょう。

メッセージの中では、自分の名前、学校名、電話した理由、そして連絡をいただきたい希望の時間帯を具体的に伝えると良いです。
例えば、「お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学の〇〇と申します。先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたのでメッセージを残させていただきます。お手数ですが、明日の午前中にお電話をいただけると幸いです。」といった内容が考えられます。

これにより、相手側も折り返しの連絡をしやすくなります。

メールでのフォローアップ

電話が繋がらず、さらに数日が経過した場合は、メールでのフォローアップを行うことも有効です。
メールでは、電話が繋がらなかったことを伝えつつ、改めて連絡をお願いする旨を丁寧に記載します。

メールの文面では、以下のように構成することをおすすめします：

件名：「折り返しご連絡のお願い – 〇〇大学〇〇（氏名）」
挨拶と自己紹介：「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。」
用件の説明：「先日、貴社からのご連絡に対し折り返しのご連絡を差し上げたのですが、あいにく繋がりませんでしたので、改めてご連絡させていただきたく、メールをお送りいたしました。」
お願いと感謝の言葉：「お手数をおかけいたしますが、ご都合の良い時にご返信いただけると幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」

このように、メールでのフォローアップを行うことで、相手に対して真摯な姿勢を示し、迅速な対応を促すことができます。

折り返し電話で印象を良くするためのコツ

折り返し電話で良い印象を与えるためには、いくつかの工夫が必要です。

以下のポイントを意識することで、企業側にポジティブな印象を残すことができます。

静かな場所での通話

電話をかける際には、できるだけ静かな場所を選びましょう。

周囲の騒音が少ない環境で通話をすることで、相手にとって聞き取りやすく、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
特に公共の場や外出先での通話は避け、自宅や図書館のような静かな場所を選ぶと良いでしょう。

スムーズな会話のための準備

折り返し電話の前には、あらかじめ話す内容をメモに書き出しておくと安心です。

具体的な話の流れや重要なポイントを整理しておくことで、会話が滞ることなくスムーズに進められます。
また、相手から質問があった場合にも即座に対応できるよう、予想される質問への回答を考えておくことも役立ちます。

感謝の気持ちを伝える

最後に、電話のやり取りが終わった際には、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。

「ご対応いただき、ありがとうございました。」といった一言を添えることで、相手に対する礼儀正しさと感謝の気持ちを伝えることができます。
この小さな心遣いが、相手に良い印象を与え、信頼を築く第一歩となります。

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就活における折り返し電話の注意点

折り返し電話をする際には、いくつかの重要な注意点があります。

これらを把握しておくことで、就活をよりスムーズに進めることができます。

時間帯による配慮

電話をかける時間帯には、相手の都合を考慮することが大切です。

企業の業務時間外や休憩時間など、相手が忙しいと思われる時間帯を避けるようにしましょう。
また、夕方や早朝などもできるだけ避け、相手が対応しやすい時間帯を選ぶよう心がけることが大切です。

電話が非通話中の場合の対応

もしも電話が通話中だった場合、すぐにかけ直すのではなく、少し時間をおいてから再度試みると良いです。

相手の忙しさを考慮し、無理なく折り返しの連絡ができるタイミングを見計らうことで、より良い印象を与えることができます。

NGな言動とは

折り返し電話において、絶対に避けるべき言動があります。

例えば、相手の名前を間違える、話の途中で遮る、早口でまくし立てるように話すといった行為は、企業側にマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。
電話をかける際には、相手への敬意を持ち、丁寧な対応を心がけましょう。

就活の折り返し電話に関するまとめ

就職活動において、折り返し電話は企業に対するあなたの印象を大きく左右する重要な要素です。

この記事で紹介したポイントやコツを参考にしながら、適切で丁寧な対応を心がけましょう。
そうすることで、企業側に好印象を与え、就活を成功に導くための第一歩を踏み出すことができます。